Une tenue de livres mensuelle n’est pas seulement une préparation à la fin d’année. Elle permet de vérifier les opérations pendant qu’elles sont récentes, de suivre les taxes et de voir plus clairement la situation de l’entreprise.
Pour une PME, une routine courte et constante est souvent plus efficace qu’un grand rattrapage quelques jours avant une échéance.
Les cinq vérifications du mois
- Rassembler les pièces.Factures de vente et d’achat, reçus, relevés bancaires et relevés de cartes.
- Classer les revenus et dépenses.Associer chaque opération à la bonne période et à la bonne catégorie.
- Rapprocher les comptes.Comparer les soldes des livres aux relevés pour repérer doublons, oublis et écarts.
- Réviser la TPS et la TVQ.Vérifier les taxes facturées ainsi que les CTI et RTI appuyés par des pièces conformes.
- Regarder les montants à recevoir et à payer.Suivre les clients en retard, les factures fournisseurs et la trésorerie des prochaines semaines.
TPS/TVQ : la fréquence détermine l’échéance
Revenu Québec prévoit notamment des fréquences mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Pour une fréquence mensuelle ou trimestrielle, la déclaration est généralement due un mois après la fin de la période. Pour une fréquence annuelle, la règle générale est de trois mois, avec des particularités selon la situation.
Depuis le 1er janvier 2024, la transmission électronique est obligatoire pour la plupart des inscrits aux fichiers de la TPS et de la TVQ, sauf certaines exceptions.
Conserver des pièces lisibles et faciles à retrouver
Les registres et pièces justificatives servent à appuyer les revenus, les dépenses et les crédits de taxes. En règle générale, l’ARC et Revenu Québec demandent de les conserver pendant six ans. Les documents électroniques doivent rester lisibles et accessibles.
Une méthode uniforme — par mois, par compte et par type de document — évite de chercher dans plusieurs boîtes de courriels au moment d’une déclaration ou d’une vérification.
Ce que vous gagnez avec un suivi mensuel
Des livres à jour facilitent les déclarations TPS/TVQ, réduisent le rattrapage de fin d’exercice et donnent une meilleure vue des revenus, dépenses et liquidités. AU Comptable peut intégrer jusqu’à 10 nouveaux dossiers d’entreprise par mois.
Questions fréquentes
Faut-il faire la tenue de livres chaque semaine?
Pas nécessairement. La bonne fréquence dépend du volume d’opérations, mais une fermeture mensuelle évite généralement que les écarts et les pièces manquantes s’accumulent.
Doit-on produire une déclaration TPS/TVQ si aucun montant n’est dû?
Oui. Revenu Québec indique qu’un inscrit doit produire ses déclarations même s’il n’a aucun remboursement à demander ni aucune somme à remettre.
Combien de temps faut-il conserver les pièces?
En règle générale, les registres et pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans. Certaines situations peuvent nécessiter une période différente.